¿Cómo gestiona tu empresa la solicitud de documentos faltantes para la administración de pólizas? ¿Te encuentras lidiando con la tarea de dar seguimiento a documentos incompletos, incorrectos o ilegibles, convirtiéndose en una pérdida de tiempo para todos los involucrados? ¿Sigues utilizando métodos manuales en tus procesos? ¿Recibes constantes quejas de tus clientes debido a la complejidad en el envío de documentación de respaldo en cada reclamo? ¿Esto ha resultado en una mala experiencia para tus usuarios? ¿Cumples con los requisitos legales de conservación de documentos en tu país?
Estos problemas son comunes en la gestión documental de las aseguradoras, afectando tanto a los productores y agentes como a los usuarios finales. En este artículo, te explicamos cómo la digitalización de documentos puede ser la clave para una operación más eficiente y rentable.
La digitalización de documentos ofrece a las aseguradoras una serie de beneficios, que van desde la mejora de la eficiencia operativa y el ahorro de costos hasta el cumplimiento normativo y la seguridad. Además, mejora la experiencia del usuario en todos los puntos de contacto durante su recorrido con la empresa. A continuación, enumeramos algunas de las ventajas:
- Acceso y búsqueda facilitados: La digitalización permite un acceso rápido y eficiente a la información, ahorrando tiempo a los empleados al encontrar los documentos necesarios en segundos, en lugar de buscar entre archivos físicos.
- Ahorro de espacio: Al eliminar la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel, se reducen los costos asociados con el espacio físico y se contribuye al cuidado del medio ambiente.
- Reducción de costos: Al disminuir la necesidad de almacenamiento físico, las aseguradoras ahorran en costos de mantenimiento de archivos y personal para gestionar documentos físicos.
- Seguridad y protección: Los documentos digitalizados pueden protegerse con medidas de seguridad como cifrado y control de acceso, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información.
- Cumplimiento normativo: La digitalización facilita el cumplimiento de regulaciones al implementar controles de acceso y auditorías.
- Mejora en la gestión de información: Las aseguradoras pueden organizar, seguir y actualizar la información de manera más eficiente con sistemas de gestión de documentos.
- Automatización de procesos: La automatización reduce errores y costos operativos, permitiendo a los ejecutivos centrarse en oportunidades de negocio.
- Respaldo y recuperación de datos: En caso de emergencias, tener copias digitales asegura la rápida recuperación de información crítica.
- Experiencia de usuario mejorada: La autogestión de documentos desde cualquier lugar simplifica el proceso para productores, agentes, proveedores y clientes, con seguimiento automatizado para mayor seguridad y certeza.
Las aseguradoras que innovan en sus procesos logran incrementar operaciones, eficiencia y productividad, reduciendo el riesgo de fraude y problemas de recuperación.
Fuente: SISTRAN
