Suricata Events, ha consolidado un modelo B2B/B2C que traslada dinámicas de campamento al entorno corporativo, integrando en un único proveedor la organización 360º del evento (espacios, logística, catering, transporte y alojamientos) y las dinámicas de Team Building. La compañía destaca por su enfoque de “gestión de expectativas” y una planificación operativa exhaustiva (accesos, cargas, parkings, redundancias de material), orientada a minimizar incidencias y proteger la experiencia del asistente. Identifican riesgos exógenos clave (meteorología, fallos técnicos, proveedores) y aplican contingencias (planes indoor, duplicidad de recursos). Operan en España y en varios países europeos, con capacidad multilingüe.

Capital Radio

Riesgo en tiempo real: cómo diseñar eventos que salen bien (y cómo improvisar cuando no)

En “Café con Riesgo” se habla del riesgo en seguros, pero hoy el riesgo se aterriza en un terreno que casi todo el mundo entiende y casi nadie domina: los eventos. Porque en un evento el riesgo no es un concepto abstracto. Está en la lluvia, en el proveedor que falla, en el autobús que llega tarde, en el aforo que no cuadra y en el pequeño detalle que nadie ve hasta que explota.

Y aquí entra el enfoque de Suricata, un equipo nacido tras el COVID con vocación B2B, B2C y campamentos. Su forma de trabajar tiene una idea central: para que un evento sea memorable, tiene que estar muy planificado. Y para que no se convierta en un desastre, hace falta una segunda capa igual de importante: capacidad real de improvisación sin que el público note que algo va mal.

El trabajo real detrás de “que todo salga bien”

Una forma útil (y bastante honesta) de definir lo que hacen es esta: escuchar, gestionar expectativas y desempeñar un evento acorde a lo que el cliente necesita.

Su propuesta no es solo “montar un evento bonito”. Es un conjunto de tareas que van desde el diseño hasta la ejecución logística: espacio, catering, transportes, alojamientos si procede, y también las dinámicas que hacen que el evento tenga sentido para las personas que están dentro.

Creatividad con método: cómo se combina para que funcione

En los eventos hay algo que emociona: gincanas, retos, actividades, interacción, dinámicas que “rompen el hielo”. Pero un evento no es un papel en blanco. Está condicionado por el entorno, el tiempo, el equipo y el grupo.

La combinación que defienden es clara:

• Primera reunión con el cliente para entender qué quieren, por qué lo quieren y qué objetivos persiguen.
• Comprobar viabilidad. A veces algo “apetece” pero no es viable. Lo importante es poner los pies en la tierra para que el evento salga lo mejor posible.
• Diseño de dinámicas que conecten con el objetivo: conocerse, divertirse, recorrer una ciudad o dar visibilidad a una marca o a una empresa.
• Preparación para imprevistos. La improvisación no llega de golpe el día del evento. Se entrena preparando alternativas.

También existe un reto invisible: dentro de cualquier empresa hay gente con predisposición y gente más escéptica. Si el evento tiene mensajes o dinámicas, hay que “presentar” el proyecto para que todos estén cómodos y nadie lo viva como una situación incómoda o ridícula.

Planificar no es “hacer listas”. Es anticipar decisiones que alguien tomará tarde

Cuando el evento depende de varias piezas, planificar significa pensar por adelantado lo que, de otra forma, generaría caos. Suricata lo expresa con una idea muy práctica: la planificación arranca con una solicitud por web, pero se completa con una reunión para aterrizar:

• Motivo y objetivos: por qué se hace, qué se quiere conseguir y qué visibilidad se busca.
• Expectativas reales. Hoy hay mucha referencia en redes sociales y el riesgo está en comparar lo que “parece” con lo que es factible.
• Espacio y logística: disposición, puntos de luz, cómo se monta todo y qué se necesita para operar durante el evento.
• Detalle operativo: cómo llegan y salen, dónde descargar material, qué puertas o montacargas existen y cómo se evita el atasco.

Incluso miran aspectos como aparcamientos y rutas. En zonas como Madrid centro, llegar con furgoneta puede ser una odisea, y si el equipo llega tarde el resto del plan pierde sentido.

Su regla mental es sencilla: si algo puede fallar, debe tener alternativa. “Prefiero ser precavido” aunque luego no se use todo.

El riesgo “exógeno” existe. Lo importante es que el público no lo perciba

Hay riesgos que dependen del organizador y riesgos que no. Ellos distinguen los imprevistos en lo que llaman riesgos exógenos, los “buenos” en el sentido de que no son fallo de planificación, pero ocurren.

Ejemplos típicos de riesgos que mencionan:

• Lluvia el mismo día.
• Fallo o ausencia de un proveedor o una persona clave.
• Problemas técnicos: una pantalla que no funciona.
• Transporte: un autobús que no llega como se esperaba.
• Catering: olvidos puntuales o incidencias de última hora.

Su capacidad de improvisación se demuestra cuando toca cambiar el plan y no perder el hilo. Un ejemplo que mencionan: si llueve, no se “apaga” el evento. Se reorganiza para que la experiencia se mantenga. En otra ocasión, con un fallo inesperado, se recalcula la propuesta para que el resultado sea excelente.

Este punto conecta con la regla de experiencia del usuario: quien participa quiere olvidarse. Si el evento está bien llevado, la gente no tiene que pensar en los problemas. Solo tiene que vivir la experiencia.

Exterior vs interior: el clima es un director de escena

Especialmente en ciudades con extremos, como Madrid (mucho frío o mucho calor), no se puede diseñar pensando en “o sale perfecto o sale mal”. Hay que diseñar pensando en contingencias.

Por eso, incluso en temporada relativamente amable, proponen una opción de refugio si cambia el tiempo. Su lógica es directa: si se pierde la posibilidad de actividad al aire libre, el evento muere. La solución es tener un “plan B” operativo para recuperar el ritmo.

Comida y alergias: el detalle que protege a la gente

Suricata trabaja catering cuando encaja con el evento, pero lo primero que preguntan es siempre lo mismo: alergias e intolerancias.

Su enfoque incluye:

• Dejar claro el nivel de prevención al catering (incluida no contaminación cruzada).
• Avisar también a la empresa para que identifique a las personas con necesidades específicas.
• Que el equipo tenga claro qué comida puede consumir cada asistente.

Es un riesgo que no se improvisa el día del evento. Se gestiona antes, con información y coordinación.

Tipos de eventos: todo vale, pero no todo encaja

Suricata hace eventos de muchos formatos. Su ventaja es que combinan organización completa con dinámicas propias, así que pueden adaptarse a un objetivo muy concreto.

Algunos ejemplos de los que hablan:

• Outdoor en fincas o espacios abiertos (por ejemplo, en Aranjuez).
• Experiencias tipo gincana para descubrir zonas de una ciudad. Citan una “fritur por Madrid” con paradas, incluyendo una parada obligatoria con vermouth.
• Eventos indoor con dinámicas que funcionan incluso si el entorno cambia.
• Team building para empresas, con mecánicas para conocerse y romper el hielo.
• Fiestas y celebraciones con edades: 20, 30, 40, 50.
• Baby shower, donde dicen que al principio muchos no tienen claro por dónde empezar y luego “se le da al coco” con dinámicas adaptadas.
• Preboda: juegos para que los invitados se conozcan antes y en el propio evento (por ejemplo, sin decir nombres o con reglas que rompen el hielo sin meter incomodidad).
• Bodas: en algunas ocasiones se han integrado dinámicas para que el ritmo sea más ligero incluso cuando el grupo viene algo “pasado”.

También hacen eventos fuera de España: Portugal, Italia, Francia o Alemania, e incluso en inglés, portugués, italiano y español. Si hay un punto constante, es que lo adaptan al contexto y al grupo, no al revés.

Manual vs tecnología: no es “o lo uno o lo otro”

La tentación en eventos es pensar que todo debe ser tech. Pero el enfoque que describen no es eso: intentan, cuando se puede, que haya cosas más manuales o “de toda la vida”.

Aun así, cuando la ocasión lo pide, usan tecnología y la integran en la dinámica:

• Ejemplo con marca automovilística: un evento online con participantes conectados desde distintos países.
• Un trivial con preguntas donde el seguimiento y evaluación se hace con una aplicación: escaneas un QR y respondes en tiempo real.
• Marcadores automáticos y resultados inmediatos, que dan competitividad sana.

Lo que buscan con los juegos no es “hacer trampas”, aunque su humor es inevitable: si hay competitividad, la gente se pica. La clave es que sea competitividad sana y divertida, con un clima donde nadie se sienta expuesto.

Reputación y boca a boca: se sostiene o se cae en la ejecución

En este sector funciona el boca a boca. Y ahí hay una verdad dura: si el evento no se desempeña bien, el efecto es inmediato. Por eso insisten en el binomio:

• Planificación (para minimizar riesgos).
• Ejecución (para que la experiencia sea consistente).

Además, reconocen la presión de un mercado que está en el foco de redes sociales. Hay empresas que compiten buscando precio, otras por originalidad, y otras por impacto “visual”. Pero para mantener calidad hay que pagarla.

Recursos humanos: monitores adecuados y equipos que responden

El riesgo no es solo técnico o logístico. También es humano. Gestionar colaboradores en eventos es especialmente exigente porque el trabajo se monta por campañas y cada proyecto tiene su particularidad.

Su esquema:

• En oficina son equipo pequeño (cuatro personas).
• Para cada evento contratan monitores específicos, igual que ocurre en campamentos.
• Como son proyectos pequeños, hay variación. Van filtrando, quedándose con quienes responden mejor.

Sobre el perfil de colaborador, describen algo bastante concreto: estudiantes universitarios que quieren dinero extra, con disponibilidad y ganas. Y una idea clave: darles trabajo en eventos “chulos” ayuda a atraer motivación.

También hablan de que el sector es voraz y hay mucha oferta. Pero a la vez hay más cultura de eventos, lo que empuja a muchas empresas a hacer acciones internas para generar visibilidad.

Presupuesto: el triángulo entre calidad, tiempo y coste

Uno de los puntos más claros del diálogo es el presupuesto. Puede gustarte una idea, pero si el presupuesto no cubre lo que se quiere, el evento se degrada.

Ellos lo dicen sin rodeos: si quieres calidad, la pagas. Puedes meter “cosas” como un globo o elementos decorativos, pero la estructura de un evento con catering, transporte y un espacio tipo palacete se come el presupuesto rápido.

Además, mencionan una idea que en consultoría se repite mucho: el triángulo calidad, tiempo y fin competitiva. La idea es que solo caben dos.

La implicación práctica para el cliente es importante: aterricen desde el inicio qué priorizan. No para “rebajar” el evento, sino para que sea coherente y sostenible.

Futuro de Suricata: eventos 360, campamentos y escuela de monitores

Mirando hacia adelante, su plan no suena a promesa grandilocuente. Suena a crecimiento orgánico y consolidación:

• Crecer en eventos 360, con más proyectos integrales.
• Asentar campamentos (especialmente en julio), donde notan mucha demanda.
• Lanzar cursos de monitores para crear cantera y una especie de escuela.
• No descartan franquicias en abstracto, pero por ahora prefieren poner bases con calma.

Incluso cuando les llegan propuestas para ampliar a otros países o regiones (mencionan Chile, Cataluña y Galicia), insisten en algo que encaja con el enfoque de riesgo: pies en la tierra. Un proyecto que se improvisa, no se escala.

La vida personal también necesita un plan B

Cuando el trabajo es eventos, es lógico preguntarse cómo se “descansa” y cómo se vive fuera del cronograma. Ellos lo resuelven con una respuesta sencilla: cuando hay un evento propio o de empresa pequeña, optan por lo básico y disfrutable (una bolera, una cena, unas copas) y, si toca, hacen celebraciones más pensadas.

Es un recordatorio importante: si todo el tiempo gestionas riesgo, necesitas también momentos donde el riesgo sea solo “qué tal salió la noche”, no “qué falla el día del evento”.

Imprescindible para diseñar eventos que no fallan

Si te quedas con lo esencial, la filosofía que aparece a lo largo del diálogo se puede convertir en una lista práctica:

• Empieza por el objetivo: por qué se hace y qué debe sentir el grupo.
• Aterriza expectativas antes de diseñar. Las referencias en redes no garantizan factibilidad.
• Planifica lo operativo: espacio, accesos, descargas, tiempos reales y rutas.
• Ten plan B para clima, técnicos y personas clave.
• Protege la experiencia del usuario: la gente quiere olvidarse.
• Gestiona riesgos humanos: monitores, coordinación y filtro de colaboradores.
• Presupuesto y coherencia: sin calidad, el evento se rompe. Y sin coste, no hay milagros.

Al final, un buen evento combina dos habilidades que parecen opuestas y no lo son: anticipación y improvisación. Una te da control. La otra te da calma cuando el mundo real decide cambiarte el guion.

Más información en: AREAXXI.com